Qu'est-ce que la norme NF 525 ?
La NF 525 est une certification française qui atteste qu'un logiciel ou système de caisse respecte les exigences fiscales liées à l'enregistrement des paiements. Elle vise à empêcher la suppression ou la modification frauduleuse des recettes.
On résume souvent ces exigences par l'acronyme ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Inaltérabilité
Une vente enregistrée ne peut plus être effacée ou modifiée sans trace.
Sécurisation
Les opérations sont protégées contre les manipulations non autorisées.
Conservation
Les données de caisse sont conservées sur la durée légale.
Archivage
Les écritures sont figées et restituables en cas de contrôle.
Ce que dit la loi
L'obligation découle de la loi de finances pour 2016 et s'applique depuis le 1er janvier 2018. Elle concerne les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de clients particuliers au moyen d'un logiciel ou système de caisse.
Cette page est pédagogique et ne remplace pas un conseil juridique. Pour une analyse de votre situation, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de l'administration fiscale.
Qui est concerné ?
La plupart des professionnels qui encaissent des particuliers via une caisse informatisée sont concernés : commerces de détail, restauration, artisans, instituts, salons et services aux particuliers.
Un professionnel qui facture exclusivement des clients eux-mêmes assujettis à la TVA peut se trouver dans une situation différente. En cas de doute, mieux vaut vérifier.
Risques en cas de non-conformité
En cas de contrôle, le commerçant doit pouvoir prouver que son logiciel respecte les conditions légales. À défaut, l'administration peut appliquer une amende puis demander une régularisation.
Certificat NF 525 ou attestation de l'éditeur ?
Deux justificatifs sont généralement utilisés : le certificat délivré par un organisme tiers accrédité, ou l'attestation individuelle fournie par l'éditeur du logiciel. Les deux documents ont vocation à prouver la conformité du système utilisé.
- Le certificat repose sur un audit indépendant du logiciel.
- L'attestation engage la responsabilité de l'éditeur.
- Le commerçant doit conserver le document et pouvoir le présenter.
Comment RetailPOS garantit votre conformité
RetailPOS, édité par CORE 2 SAS, est un logiciel de caisse certifié NF 525. L'attestation est fournie, les mises à jour réglementaires sont suivies et l'équipe accompagne les commerçants dans la mise en service.
Le but n'est pas de devenir expert fiscal : c'est d'utiliser une caisse conforme, documentée et maintenue dans le temps.
FAQ NF 525
La certification NF 525 est-elle obligatoire ?
La loi impose surtout une solution conforme. La NF 525 est une voie reconnue et simple pour prouver cette conformité.
Quelle sanction en cas de logiciel non conforme ?
L'amende peut atteindre 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, avec un délai de régularisation.
RetailPOS fournit-il une attestation ?
Oui. RetailPOS fournit les justificatifs de conformité nécessaires à ses clients.
